Bagian-Bagian Surat Resmi

PADANG-iniPas.com

Berikut ini penjelasan bagian-bagian surat pada surat resmi:

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga sebagai media promosi dari lembaga atau perusahaan pengirimnya, atau sebagai penanda nama dan alamat kantor instansi memberi informasi tentang bidang usaha, jenis kegiatan dan sebagai sarana pengenalan lembaga pada khalayak.

2. Tempat dan Tanggal Surat

Pencantuman tempat dan tanggal surat mempunyai tujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat tersebut dikirim. Tempat surat juga kadang tidak dicantumkan kembali apabila sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meskipun kadang juga dicantumkan kembali. Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat umumnya berada di pojok kanan atas sejajar dengan nomor surat. Nama tempat ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nama tempat dan tanggal dipisah dengan tanda koma dan diakhiri dengan tanda titik.

Contoh : Jakarta, 28 Mei 2020.

3. Nomor Surat

Penomoran surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi yang resmi terdaftar. Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat.

Fungsi nomor surat untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan sebuah lembaga. Setiap lembaga atau instansi biasanya mempunyai sistem penomoran surat masing-masing. Penomoran ini mempermudah pencatatan dan kategorisasi administrasi arsip surat.

Contoh : 422/ 17/ SDN108/ IX/ SBP/ 2020

Nomor tersebut berarti surat tersebut adalah surat ke- 17 yang dikeluarkan oleh institusi SDN 108/ IX Sebapo di tahun 2020.

4. Lampiran yang disertakan

Bagian lampiran sebagai penjelas yang memberikan informasi bahwa ada berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Apabila tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan. Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar, eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka.

Contoh :

Lampiran : 1 berkas

5. Hal/ Perihal

Fungsi bagian perihal adalah untuk memberi petunjuk pada pembaca tentang kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Hal atau perihal hampir sama dengan judul pada surat berjudul. Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, tetapi hanya pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.

Contoh : Permohonan izin pelaksanaan kegiatan lomba

6. Alamat Tujuan / Penerima

Alamat tujuan menjadi salah satu bagian surat yaitu alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Ada dua alamat tujuan yang ditulis yaitu alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian dalam kertas surat. Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di bagian dalam alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya, orang atau instansi yang dituju ditulis menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/ Ibu’ atau ‘Yth.’

Contoh :

Yth. Bapak/ Ibu Kepala Sekolah

SDN Suka Maju

di Jalan Merdeka

Jambi

7. Salam Pembuka

Fungsi dalam pembuka untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh: Selamat siang, Assalamu’alaikum, Dengan Hormat dan lain sebagainya.

8. Isi Surat

Bagian isi surat merupakan bagian inti dari surat. Isi surat memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian yaitu salam pembuka, bagian inti dan bagian penutup. Penjelasannya sebagai berikut :

a. Aline Pembuka

Kalimat pembuka berfungsi untuk mengantar pembaca sebelum masuk pada inti pembahasan. Di dalam surat pembuka juga dapat berisi tentang rujukan inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.

Contohnya :

• Dengan ini kami memberitahukan bahwa…

• Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa…

• Sehubungan dengan surat Saudara tanggal..No..

• Bersama ini kami lampirkan..

b. Isi pokok

Bagian isi ini biasanya berisi tentang maksud, tujuan atau keinginan pembuat surat dalam membuat surat. Penyampaian pada bagian ini juga harus jelas, tidak bertele-tele dan mudah dipahami.

c. Penutup

Bagian penutup surat berisi tentang penegasan kembali, simpulan, harapan dan juga ucapan terima kasih. Penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai.

Contoh :

• Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.

• Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.

• Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.

9. Salam Penutup

Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan meskipun tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

Contohnya, selamat siang, wa’alaikumsalam, terima kasih dan lain-lain.

10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta tanda tangan. Nama yang tercantum yaitu nama lengkap atau nama terang dari pengirim atau orang yang bertanggung jawab pada bagian pengiriman surat tersebut. Selain itu juga, dilengkapi dengan tanda tangan dari pengirim.

Contoh :

Surabaya, 17 Juni 2021

Kepala Sekolah SD Merdeka

Budi Hartono

11. Tembusan

Bagian tembusan sebagai bagian surat yang menunjukkan pihak atau orang lain yang berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak semua surat mempunyai tembusan.

Contoh:

Tembusan:

• Menteri Agama RI;

• Gubernur Jawa Barat;

• Walikota Bandung;

• Kepala Desa;

• Ketua RT.

12. Catatan Kaki

Catatan kaki merupakan catatan yang berada di paling bawah dari surat resmi. Biasanya, bagian ini dinamakan sebagai kaki (surat) yang diambil dari kata “footer” dalam bahasa Inggris. Catatan ini berisi penjelasan apabila yang tertulis memerlukan penjelasan yang lebih detail.

Tidak semua surat resmi mempunyai catatan kaki, karena sifatnya tidak wajib hanya sesuai keperluan saja. Letak catatan kaki ini berada di bawah tembusan. Contohnya :

*Catatan :

• Pernyataan ditulis tanpa ada paksaan;

• Bukti surat keterangan sakit diurus oleh wakil yang bersangkutan;

• Bukti kepemilikan berupa surat keterangan kepemilikan yang disahkan oleh pengadilan.

13. Inisial

Inisial sebagai singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis surat tersebut yang berfungsi mengetahui siapa yang menulis/ mengetik surat tersebut.

Contoh :

VN/ MA

• VN singkatan dari Viani Setianingsih (Pengetik).

• MA singkatan dari Misca Aida (Pengonsep).

Itulah penjelasan mengenai bagian-bagian surat resmi. Semoga bermanfaat